個人番号および特定個人情報の取扱いに関する基本方針 My Number Policy

HOYA株式会社（以下「当社」といいます。）は、個人番号および特定個人情報（以下「特定個人情報等」といいます。）の取扱いに関し、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「番号法」といいます。）および「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」、ならびに「個人情報の保護に関する法律」（個人情報保護法）および各省庁のガイドラインを遵守します。

当社は、提供を受けた特定個人情報等を、以下の目的で利用します。

（1）取引先様の特定個人情報等

報酬、料金、契約金に関する支払調書等、所得税法に規定される支払調書の作成事務

（2）株主様の特定個人情報等

配当および剰余金の分配に関する支払調書作成事務

（3）当社の従業員等の特定個人情報等

＜税務＞

• 源泉徴収票作成事務
• 扶養控除等（異動）申告書、保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書作成事務
• 給与支払報告書作成事務
• 給与支払報告特別徴収に係る給与所得者異動届出書作成事務
• 特別徴収への切替申請書作成事務
• 退職手当金等受給者別支払調書作成事務
• 退職所得に関する申告書作成事務
• 財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書および申告書作成事務
• 確定拠出年金届出、申請・請求事務
• 社員持株会の会員である者について、社員持株会による支払調書作成事務のための当該持株会への提供
• その他番号法9条に規定される税務に関する事務

＜社会保険＞

• 健康保険、厚生年金保険届出、申請・請求事務等
• 国民年金第三号届出事務
• 雇用保険・労災保険届出、申請・請求、証明書作成事務
• その他番号法9条に規定される社会保険関する事務

（4）当社従業員等の配偶者および親族等の特定個人情報等

＜税務＞

• 源泉徴収作成事務
• 扶養控除等（異動）申告書、保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書作成事務
• 給与支払報告書作成事務
• その他番号法9条に規定される税務に関する事務

＜社会保険＞

• 健康保険・厚生年金保険届出事務
• 国民年金第三号届出事務
• その他番号法9条に規定される社会保険に関する事務

当社は、特定個人情報等の漏えい、滅失または毀損の防止その他の個人番号の適切な管理のために、別途「個人番号および特定個人情報取扱規程」を定め、これを遵守します。

当社は、特定個人情報等の取扱いを第三者に委託することがあります。この場合、当社は、番号法および個人情報保護法に従って、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

当社は、特定個人情報等の取扱いを継続的に改善するように努めます。

当社は、本人またはその代理人から当該特定個人情報等に係る保有個人データの開示の求めがあったときは、次の各号を除き、遅滞なく回答します。

• 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
• 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
• 法令に違反することとなる場合

特定個人情報等の開示に関するお問い合わせは下記にてお受けいたします。

〒160-8347　東京都新宿区西新宿6-10-1 日土地西新宿ビル 20F
HOYA株式会社　特定個人情報等取扱事務局

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2022年3月1日

HOYA株式会社
代表執行役 CEO
池田　英一郎