最終更新日：2026年8月17日
本通知について
本通知は、HOYAグループ（以下「HOYA」といいます。）におけるMicrosoft 365の利用に伴う個人情報の取扱いについて説明するものです。対象となるのは、Microsoft Teamsを利用した会議、ウェビナー、説明会、研修その他のイベントに参加される方、および外部ゲストとしてHOYAのMicrosoft 365リソースにアクセスされる方です。本通知は、該当するHOYAグループ各社が別途提示するプライバシー通知を補足するものです。
個人情報の取扱主体
イベントを主催、またはMicrosoft 365リソースへのアクセス権を提供するHOYAグループ各社が、該当する個人情報の取扱いを行います。なお、IT、セキュリティ、コンプライアンスおよびプライバシー対応に関するグループ共通の支援については、他のHOYAグループ各社が提供する場合があります。
取得する個人情報について
HOYAは、会議等への参加状況に応じて、以下の情報を収集する場合があります。
- 氏名、連絡先情報、会社名、役職およびアカウント情報
- 登録情報および参加に関する情報（参加時刻、退出時刻を含みます。）
- チャット、質問、投票、音声、映像その他のコンテンツを通じて利用者が提供する情報
- ゲストアカウント、認証、アクセス、端末およびセキュリティログに関する情報
- 当該機能が有効化されている場合における、録画、文字起こし、AIにより生成される議事録、会議メモ、要約、対応事項その他の会議での成果物
イベントが録画または文字起こしされる場合、またはAI支援機能が有効化される場合には、利用者に対してその旨を通知します。
個人情報の利用目的
HOYAは、イベントや研修の実施、参加者との連絡、資料提供およびフォローアップ、出席状況や研修修了状況の記録・管理、ゲストアカウントおよびアクセス権の管理、システムのセキュリティ確保、技術的またはコンプライアンス上の問題への対応・調査、ならびに法令上および規制上の遵守事項を履行するために、個人情報を利用します。
Microsoft Teams、Microsoft Copilotその他HOYAが承認したAI支援ツールの機能が有効化されている場合、当該ツールは、会議メモ、議事録、要約、対応事項その他関連する成果物を作成するため、音声、文字起こしのデータ、チャットおよび共有資料など、会議に関連する情報を利用することがあります。これらの出力内容は、会議の運営および終了後のフォローアップを目的として利用されるものであり、参加者に関する評価や対応を、AI等による自動処理のみに基づいて決定するために使用されることはありません。AIにより生成された内容は、不完全または不正確である可能性があるため、利用に先立ち内容を確認します。
HOYAは、適用される各国・地域の法令に従い、個人情報を取り扱います。GDPR、英国GDPRまたはこれらに類する法令が適用される場合には、連絡、業務上の連携、研修、会議運営、安全なアクセス管理といった目的について、HOYAの正当な利益を根拠として個人情報を取り扱うことがあります。正当な利益が法令上の根拠として認められない国・地域では、同意、契約上もしくは雇用上の必要性、法令遵守、その他現地法で認められる根拠に基づいて個人情報を取り扱います。
日本国内の個人に関する取扱い：HOYAは、個人情報の保護に関する法律その他の適用法令に従い、本通知において特定した利用目的の達成のため、必要な範囲で個人情報を利用します。これには、会議メモ、議事録、要約およびフォローアップ事項を作成するためにHOYAが承認したAI支援ツールを利用することを含みます。HOYAは、法令により認められる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく、本通知に記載された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱いません。
情報の共有、および外国における取扱い
個人情報は、イベント主催者、発表者、権限を付与されたHOYAの役職員およびHOYAグループ各社、Microsoftその他HOYAが承認したサービス提供事業者、ならびに法令に基づき開示が必要な場合は公的機関等により、閲覧または利用される場合があります。また、利用者がイベント中に表示または提供した氏名、画像、音声、メッセージその他の発言・投稿内容は、他の参加者に表示される場合があります。
HOYAはグローバルに事業を展開しているため、個人情報が利用者の所在国以外の国で取り扱われる場合があります。外国への個人情報の移転が必要となる場合、HOYAは、必要に応じて、適用法令に従い、契約上、組織上および法的に適切な安全管理措置を講じます。
保存期間
HOYAは、当該イベント、研修、業務上の連携、アクセス管理、情報セキュリティ、監査または法令上の目的の達成に必要な期間に限り個人情報を保有します。外部ゲストに関する情報は、原則としてアクセスが必要な期間に限り保有します。出席記録、録画データ、文字起こしデータ、AIにより生成された会議での成果物その他のイベント関連資料は、当該利用目的、法令上の保存義務およびHOYAの定める保存期間に従って保存されます。
個人データに関する権利
適用される個人情報の保護に関する法令に基づき、HOYAが保有する個人情報に対し、開示、訂正、削除、利用停止を求める権利、個人情報の取扱いに異議を申し出る権利、同意に基づいて個人情報が取り扱われている場合に当該同意を撤回する権利、ならびに監督機関に苦情を申し立てる権利を有する場合があります。
一定の個人情報は、登録、参加またはアクセスの提供に必要となります。当該個人情報が提供されない場合、HOYAは、関連する登録、参加またはアクセスを提供できないことがあります。
お問い合わせ窓口
本通知に関するお問い合わせ、または保有個人データに関する開示等の請求については、以下までご連絡ください。
HOYA Global Privacy
Email：DPO@HOYA.com
また、イベントを主催またはアクセスを提供したHOYAグループ各社にお問い合わせいただくことも可能です。